Meer en meer leidinggevenden merken het de afgelopen maanden. Teamleden waar je voordien altijd op kon rekenen, komen plots de gemaakte afspraken niet meer na. Ze leveren niet meer op volgens plan of bellen zonder verwittigen niet in op de call van de dag.
Het lijkt wel alsof ze tussen je vingers door glippen, alsof er ineens een grote kloof gaapt. Het goed bedoelde, aanhoudende thuiswerken maakt dat pijnlijk duidelijk. Hoe kan je op afstand leiding geven en tegelijk ver weg en dichtbij zijn, zodat je toch grip houdt?
De leidinggevende aan zet
Er wordt van jou verwacht dat je je team richting resultaat leidt. Maar hoe doe je dat als jouw team de gemaakte afspraken plots niet meer nakomt? Wat als jouw medewerker zijn telefoon niet meer opneemt als je belt? Of dat wekelijkse rapport niet meer oplevert op het afgesproken tijdstip? Je hebt al van alles geprobeerd om in contact te komen. Je bent zelfs al bij andere collega’s te rade gegaan in de hoop dat zij hier een logische verklaring voor hebben. In de communicatie richting je team heb je al een meer directieve stijl gehanteerd, zodat de verwachtingen alleszins duidelijk waren. Omdat dit ook niets opleverde, heb je je boodschap al de nodige emotie mee gegeven. Ze wéten toch hoe belangrijk het voor jou is? Niets heeft het verhoopte resultaat opgeleverd.
Hoe het tij keren?
Het langdurige thuiswerken maakt dat de relatie tussen leidinggevende en medewerker herleid wordt tot inhoudelijke to-do’s. Efficiënt is dat natuurlijk wel, maar tegelijk gaat het relationele aspect verloren. We kunnen geen “fond” meer leggen voor verbinding, er is geen mogelijkheid om nog te connecteren van mens tot mens. Hoe kan je vanop afstand toch die connectie onderhouden en ervoor zorgen dat je fysiek ver weg maar emotioneel dichtbij bent?
1. Moodmanagement
Begin met de vinger aan de pols te houden en te checken hoe het met je thuiswerkende medewerkers écht gaat. Elke meeting of call start je met de vraag: “Hoe gaat het vandaag met je?” Zorg dat je iedereen gehoord hebt, maar forceer niets. Wie niet wil antwoorden in groep, hoeft dat natuurlijk ook niet. Medewerkers die niet op de call aanwezig zijn, contacteer je individueel om deze check te doen. Desnoods laat je de vraag achter op een voicemail.
Deel ook je eigen ervaring en emoties. Door je zelf kwetsbaar op te stellen, creëer je een psychologisch veilige ruimte voor je medewerkers om zelf ook te delen hoe ze zich voelen. Als je niets over jezelf deelt, zal er nooit een connectie ontstaan.
Teamleden die hun emoties uiten, laat je gewoon doen. Het is een manier om te ventileren. Maar wat met medewerkers die er echt onderdoor zitten zonder uitgesproken emoties te tonen? Hoe herken je hen? Wat zijn alarmsignalen? Gedragsveranderingen zijn alvast een goede indicator. Als je medewerker er slecht of gespannen uitziet, hevige emoties uit, een onsamenhangend verhaal vertelt, niet echt aanwezig is of naast de kwestie antwoordt, moet je alert zijn. Belangrijk is om mensen die alarmsignalen vertonen, op dat moment te sparen. Je geeft hen dus geen extra taken mee of vervroegt de deadline niet. Check zeker of ze de reeds gemaakte afspraken nog kunnen nakomen en herverdeel taken als dat niet het geval is.
Verder is het eigenlijk simpel, of toch niet: hou je mond en luister. Oordeel niet. Je hoeft niet in te gaan op alles wat er gezegd wordt en je hoeft er vooral niks van te vinden. Alle opmerkingen, bezorgdheden, gevoelens mogen er zijn. Ook als die niet zuiver werk gerelateerd zijn. Luister actief en geef af en toe een signaal dat je er nog bent. Want een oorverdovende stilte aan de andere kant van de lijn komt de verbinding niet ten goede.
2. (H)Erkennen en bedanken
De impact van Corona op ons dagelijkse leven is niet voor iedereen hetzelfde. Bovendien heeft een crisis de vervelende bijwerking dat het ook oude pijn terug bovenbrengt. Je weet niet wat iemand al in zijn “rugzakje” heeft zitten. Wil je als leidinggevende vanop afstand een verschil maken, dan is het van belang om je in te leven in de persoonlijke situatie van de medewerker en te begrijpen wat zij/hij precies geïnvesteerd heeft. Vraag daarom naar wat het meest lastige is tijdens deze crisis, zodat je precies begrijpt welk offer ze gemaakt hebben. Het is fundamenteel om de concrete inspanningen die medewerkers geleverd hebben, te benoemen (bijvoorbeeld: tijdig zaken afgewerkt met kleine kinderen in huis, de moed erin gehouden ondanks de angst om zelf besmet te raken, flexibiliteit getoond in de combinatie work/life, …). Pas als je de moeite hebt gedaan om je in te leven, en je concreet hebt benoemd welke inspanning er geleverd werd, zal jouw “dankjewel” oprecht overkomen en als dusdanig geapprecieerd worden.
Gouden tip: dit proces kan niet gedelegeerd worden. Het is belangrijk dat de rechtstreekse leidinggevende dit opneemt. Anders mist het zijn effect.
3. Verantwoordelijkheid nemen en ondersteunen
Je kan natuurlijk geen verantwoordelijkheid nemen voor de coronacrisis. Maar des te meer voor de manier waarop je op afstand leiding geeft en omgaat met je thuiswerkende team. Wees je bewust van je voorbeeldfunctie en besef dat jouw gemoedstoestand bepaalt of medewerkers houvast en rust kunnen vinden bij jou. Geef duidelijk mee op welke manier en hoe vaak je contact zal onderhouden, en doe dat dan ook!
Voor medewerkers die “in het rood” gaan, is het van belang dat je nagaat of zij hulpbronnen hebben. Een hulpbron is iemand waarbij ze terecht kunnen (familie, vrienden, professionele hulpverleners, …) of iets waar ze kracht uit putten (herinneringen, geloof, overtuigingen, …). Mensen die aangeven over geen enkele hulpbron te beschikken, stel je best voor om het aantal contactmomenten te verhogen.
4. Hou vast aan rituelen
Vele bedrijven/teams staan stil bij belangrijke momenten door middel van ceremonies en rituelen. Denk bijvoorbeeld aan de aanwerving van nieuwe medewerkers, geboortes of huwelijken, jubileum vieringen, pensioneringen, het afronden van een project of het einde van het kwartaal waar traditioneel een feestje bij hoort. Het is belangrijk om aan de bestaande rituelen vast te houden, zeker in tijden van crisis. Het format hoeft daarom niet hetzelfde te zijn. Het gaat er om dat je er bij stil staat. Wees creatief, bedenk een ander format voor de rituelen die in jouw team bestaan. Ze zorgen voor structuur, houvast en zijn broodnodig om emotioneel verbonden te blijven.
Rituelen worden vooral gebruikt om positieve gebeurtenissen te markeren. Het zou echter waardevol zijn om dit ook te doen bij moeilijke momenten, zoals bij het aanhoudende thuiswerken door de Corona-crisis. Bedenk een ritueel dat binnen je team steeds terugkeert, en dat gelinkt is aan thuiswerken. Zo bied je medewerkers iets om zich aan vast te houden.
Ondanks de goede zorgen, komt het voor dat medewerkers zich toch overweldigd voelen door de omstandigheden. Om verdere emotionele schade te beperken, is gespecialiseerde begeleiding dan nodig. Panngram begeleidt teams en individuen bij het reduceren van trauma.
Bronnen:
Philippe Bailleur, “Joepie, virtueel werken. En wat zijn we aan het verliezen?” en “Tijd voor erkenning EN ondersteuning EN contact“.