Productief werken in teamverband tijdens de corona-crisis. Momenteel breidt het Covid 19-virus zich steeds verder uit. Steeds meer organisaties zijn genoodzaakt om hun medewerkers thuis te laten werken. Geoefende telewerkers kennen de voor- en nadelen. Maar de structurele impact van langdurig telewerken op grote schaal in de organisatie biedt nieuwe uitdagingen. Vooral het werken in teamverband wordt moeilijker en complexer. Daarnaast is er een reëel risico van vereenzaming en sociale isolatie.
Digitale communicatie neemt over
De echte uitdaging voor het bedrijf en de bedrijfsleiders om productief te werken in teamverband tijdens de corona-crisis is om ervoor te zorgen dat teams die telewerken hun focus en gemeenschappelijke doelstellingen niet verliezen. Volgens expert Gunnar Michielssen ligt het succes van een langdurig telewerk aan de kwaliteit van de communicatie. Elke organisatie dient duidelijke richtlijnen uit te vaardigen over de communicatiemiddelen en over respect voor de werktijd van thuiswerkende collega’s. Het grootste risico van thuiswerk is dat face-to-face communicatie volledig vervangen wordt door digitale communicatie zoals chat en videoconferencing. Als gevolg hiervan dreigt een werkdag permanent onderbroken te worden door de digitale communicatie. Met als gevolg een verzwakte focus op het werk. Daarnaast dreigt de vereenzaming bij de thuiswerkers.
Gebruik van communicatiekanalen
Hierbij enkele regels die ons eigen team gebruikt om ervoor te zorgen dat niet iedereen te pas en te onpas onderbroken wordt:
- Voor alle niet-dringende, eenvoudige boodschappen blijven e-mail en tools als Teams/Yammer/Slack de beste keuze.
- Chats zijn gebruikelijk voor dringende, maar relatief eenvoudige vragen.
- Meer complexe vragen gebeuren nog steeds het best via de telefoon of videoconferencing.
- Toch best een overlegmoment nodig van langer dan 15 minuten? Stuur een meeting request naar de collega’s, zodat iedereen zich degelijk kan voorbereiden.
Tijdsblokken voor meer efficiëntie
Gebaseerd op een recent artikel van PeopleSphere maakten we een onderscheid tussen de verschillende werkmomenten: Team-time, we-time & me-time. Zo vermijden we voor ons eigen team dat iedereen de hele dag bezig is met versnipperd overleg. Om ’s avonds vast te stellen dat we nauwelijks wezenlijk werk hebben verricht.
- Team-time voorkomt dat je voeling met collega’s verliest. Via Teams kunnen de teamleden elke ochtend een kwartier met elkaar afstemmen. Daarbij verdeelt de manager tijdens een korte introductie de taken en geeft een overzicht van de stand van zaken. Elk teamlid kan daarna kort samenvatten waar hij mee bezig is en wie hij in de loop van de dag nodig zal hebben om bepaalde obstakels weg te werken. Team-time zorgt er niet alleen voor dat alle neuzen in dezelfde richting blijven staan, maar is een formeel startmoment van de werkdag. In het Herculean Alliance team gebeurt dit elke ochtend om 9u ’s.
- We-time zijn vaste blokken die worden gereserveerd voor een-op-een-overleg. Om te vermijden dat sommige werknemers de hele dag bestookt worden met kleine vragen en micro-problemen, beperk je besprekingen tussen collega’s beter tot enkele vaste tijdstippen.
- Me-time is de tijd die overblijft, de uren dat we gefocust en zonder te veel onderbrekingen kunnen besteden aan al het andere werk.
De impact van COVID-19 op het teamwerk is momenteel moeilijk te voorspellen. Organisaties die langdurig ervaring hebben met medewerkers die in isolatie -vaak nog met hun familie in huis- werken en leven, zijn schaars.
Ook ons eigen team stuurt dagelijks bij, op zoek naar de beste oplossingen om samen te werken. Nu al wordt duidelijk dat dezelfde oplossing van thuiswerken niet voor iedereen werkt, vooral niet in een divers team als het onze. Dit heeft te maken met de maturiteit en persoonlijkheid van elk individueel teamlid. Zo beleefde ons team de eerste officiële Corona dag.