Acht weken voor de wedstrijd – wat we leerden over wat een team echt maakt.
Een team-event organiseren is makkelijk. Een team bouwen via een team-event is iets anders.
In meer dan 25 jaar Hercules Trophy heb ik genoeg dagen gezien om dit met enige zekerheid te zeggen: de meeste team-events werken niet. Ze zijn leuk op de dag zelf. Mensen lachen, applauseren, maken foto’s voor LinkedIn en genieten van de pintjes en de BBQ. Maar twee weken later is het stil. De groep is opnieuw een groep collega’s, geen team. De energie die op de dag bestond, is nergens te vinden in de week erna. Laat staan in de weken ervoor!
Dat is geen kritiek op de organisatoren van die events. Het is iets fundamenteels over hoe teams werken. Een groep mensen wordt geen team door één dag samen door te brengen. Een groep mensen wordt een team door samen iets op te bouwen, samen ergens naartoe te werken, samen iets te overleven. De dag is alleen het zichtbare moment waar dat zich uit.
Wat we hebben geleerd
Vroeg in de jaren 2000 begonnen we ons af te vragen waarom de bedrijven die jaar na jaar terugkwamen bij ons, een ander soort dag hadden dan de newbies. Op de weide gedroegen ze zich anders – meer ontspannen, sneller in hun beslissingen, beter op elkaar afgestemd. Hun teams waren al teams voor ze het terrein opkwamen. Bij eerste deelnemers gebeurde het vormen van het team vaak op de dag zelf. Omdat ze dat gewoon waren van typische “teambuildings”.
We zijn toen iets gaan veranderen, toen de bomen nog spraken. We bouwden een SaaS platform avant la lettre. In plaats van enkel te focussen op de dag zelf, zijn we beginnen werken aan de acht weken voor de wedstrijd. Niet als verplichting, niet als training, maar als ruimte waarin teams zichzelf konden bouwen voor ze op de weide stonden.
Wat we ontdekten was dit. Een team dat acht weken eerder zijn ploegnaam koos, eerste foto’s maakte, supporters verzamelde onder collega’s en familie, eigen outfits ontwierp, zijn vlag begon te strijken – dat team kwam anders aan op de dag. Ze waren niet meer aan het ontdekken wie ze waren. Ze waren aan het tonen wie ze al waren geworden.
Hoe het er nu aan toe gaat
Op kantoor van een Belgische KMO, ergens deze week. Marketing-manager Veerle stuurt een berichtje in de teamgroep van WhatsApp. “Hercules ploegnaam-voorstellen tegen vrijdag aub.” Daar volgen twaalf antwoorden in een uur. Drie van de twaalf zijn woordspelingen op de bedrijfsnaam. Twee zijn knipogen naar interne grappen. Eén is een Asterix-referentie. Eentje doet niemand lachen.
Dat is wat we bedoelen met pre-engagement. Geen externe activatie, wel een organisch moment waarin een team zichzelf vindt. Het gaat niet om de naam – het gaat om het uur waarin collega’s vrijwillig met elkaar communiceerden over iets wat geen vergadering was.
In de acht weken voor onze juni-data doen teams meer dan een naam kiezen. Ze maken hun eerste foto in bedrijfskleuren, soms gewoon een groepsfoto in de kantine, soms een Canva-collage waar iemand een avond aan heeft gewerkt. Ze verzamelen online supporters, want een ploeg zonder supporters is geen ploeg. Ze nemen deel aan picture missions die hun creativiteit testen. Ze dagen andere teams uit. Ze posten hun voorbereidingen op socials. En enkele dagen op voorhand zetten ze een joker in op één spel waar ze hun beste kans inschatten. En ja, ze krijgen daar punten voor!
Het is niet de mechaniek die hen tot een team maakt. Het is de gedeelde tijd ervoor. Acht weken waarin er over zichzelf wordt gesproken, gediscussieerd, gelachen, soms ook gevochten. Acht weken waarin een groep mensen ontdekt wat ze samen hebben dat niet in hun bedrijfshandleiding staat.
Waarom dit voor employer branding werkt
Marketingmensen bij onze deelnemende bedrijven hebben dit deel van het verhaal eerder begrepen dan wij zelf.
Tijdens die acht weken praten teams over zichzelf – op LinkedIn, in interne mailings, aan de koffiemachine, in de WhatsApp-groep. Ze posten hun eerste ploegfoto. Ze delen hun supporters-pagina met klanten en vrienden. Ze taggen het bedrijf in een grappige reel. Dat is geen marketing die het bedrijf moet doen. Dat is het bedrijf dat zichzelf als interessant laat zien, en de mensen die er werken, krijgen daar zin in om mee te zijn.
Voor wie ooit een vacature heeft proberen vullen in een krappe arbeidsmarkt: dit is goud. Een potentiële kandidaat ziet een team van zijn vakgebied, in oranje shirts, op een weide, met namen en gezichten. Die kandidaat denkt: “Daar werken mensen die mee kunnen.” Dat is niet iets dat een carrière-pagina kan zeggen.
We noemen dit gratis employer branding. Maar gratis is niet het juiste woord. Het kost het bedrijf acht weken aandacht, één dag op een weide, en de bereidheid om los te laten dat alles perfect-corporate moet zijn. In ruil daarvoor krijgt het bedrijf authenticiteit die geen budget kan kopen.
Waar we dit jaar staan
Op het moment dat ik deze blog schrijf zijn er meer dan 350 ploegen ingeschreven voor onze juni-edities. Een kwart van hen heeft hun captain al aangewezen. Iets minder hebben hun ploegfoto al geüpload. Bij een paar early-mover ploegen is de voorbereiding al opvallend ver – F1-overalls, neon-rookpluimen, cartoon-illustraties. Eén ploeg heeft zichzelf laten tekenen als senioren in trainingspak. Een ander heeft een Roman gladiator-photoshop gemaakt met een eigen banner.
Dit is wat ik 26 jaar later nog steeds blij zie gebeuren. Niet de inschrijving zelf, maar de creativiteit die ontstaat. De avond waarop iemand bij Open Lane beslist dat ze Fast and Furious zijn. De middag waarop de Vintage Infidels van NTT Data hun “Senior” caps op zetten en zichzelf in rolstoelen photoshoppen – als knipoog naar hun eigen leeftijd, niet ondanks die leeftijd (by the way: het is het team dat het meeste gewonnen heeft sinds dag 1). De ochtend waarop Inetum beslist dat ze een F1 Team zijn. En die energiek foto voor de Sint-Romboutstoren in Mechelen waarvan Mediportal zegt: dat is em! Het weekend waarop Nathalie tegen Pieter van Devoteam zegt: gij kent iets van AI he? Maak eens een cartoon versie van ons.
Dat is de fase waarin we nu zitten. Acht weken voor de wedstrijd. Het werk wordt gedaan, niet op de weide, maar overal in Vlaanderen waar teams hun ploeg aan het bouwen zijn.